同じ仕事でも時間内に仕事を終えて、しかも正確・丁寧、そして間違いも少なければ、期日に遅れることも無い。そんなスマートなビジネスパーソンがやっている仕事の小技を集めました。
その中からこの記事では「メール」についてお伝えします。
数多くのビジネスパーソンと接していて、仕事が速い人に共通していたポイントです。
これを取り入れると、あなたも更にデキる人に！
Contents
1.メールは時間を決めて読む
だらだらとメールを読んだり、フォルダ分けしたり。1日の仕事の大半をメールの対応に追われていませんか？
デキる人に共通しているのが、メールは時間を決めてまとめて「読む」ことです。
ここで注意して欲しいのは、ここでは「読む」に徹して欲しいのです。熟読する必要はありません。一通り読んで、どのようなメールかを把握するのです。
なぜ、メールの返信を書き始めたらダメなのか？その理由は次の項目にあります。
２．メールの返信は優先順位を決めてから
メール作業に時間を取られる人に共通するのは、他にも未読メールがたくさんある状態で、たまたま開いたひとつのメールについて読んだ後、返信を書き始めてしまうのです。
未読メールの中にもっと大事な案件が隠れていることにも気づかないで・・・。
これではビジネスパーソンとしては「機会の損失」をしかねません。
メールを確認する時に意識をしたいのは、「優先順位」です。
「送信者」「件名」「何が書かれているか」を流し読みをまず行い、その上で連絡が必要なものに関しては、どのメールから取り掛かる必要があるのかを確認し、優先順位を付けましょう。
３．メールのフォルダ分けはシンプルに
仕事の基本は「シンプル」です。
メールソフトのフォルダが多すぎて、検索性が悪くなっていませんか？
メールのフォルダ分けはシンプルにすることにより、後から必要なメールが探しやすくなります。
ひとつの例ですが、私のメールフォルダは3つだけです。
・アクション
・情報
・アーカイブ
- 「アクション」は、返信など何かアクションを起こす必要のあるメール。
- 「情報」は、アクションは不要。あくまでも情報だけのメール
- 「アーカイブ」は、それ以外のメール
フォルダを増やせる人はかなりの情報整理の上級者だけです。
それ以外の人がフォルダを増やすと、どのフォルダに入れたのかがわからなくなり、結局必要な時にメールを見つけられなくなったり、探すのに時間がかかるだけなのです。
4.返事が欲しいメールの件名に期日を明確に書く
次の3通のメールタイトルをご覧ください。
①「田中社長の送別会について」
②「【お知らせ】田中社長の送別会について」
③「【要出欠報告6/30〆】田中社長の送別会について」
メールの内容は、田中社長の送別会のお知らせです。
内容は次の2点です。
- 送別会の概要（会場・時間・参加費用）
- 送別会参加可否の連絡依頼
メールを受け取った立場で考えて、確認して返信をしようと思うタイトルはどれでしょうか？
当然③ですよね。
返事が欲しい立場でメールを出すのであれば、③のようなタイトルを付けると、期日までに回答をちゃんと返してくれる可能性が高くなります。
５．メールの本文は整理して完結にする
メールの本文も伝わるように書きましょう。
例えば先ほどの送別会の連絡にしても次の２つの文章を見比べてみてください。
7月5日に田中社長の送別会を行います。場所は○△ホテルで午後6時の開始を予定しています。出席される場合、会費はひとり5000円です。会費は当日受付にてお渡しいただけますでしょうか？また人数確認を行いたいので参加可否についてご連絡いただけますでしょうか。
田中社長送別会について下記の通り実施いたします。
記
会場：○△ホテル 4F宴会場
日時：7月5日（木）18:00～20:00
会費：5000円（当日受付にてお支払い下さい）
尚、出欠可否については、このメールへの返信にてご連絡ください。
出欠連絡締切：6月30日（土）
どちらの方が完結に情報が整理されているか、一目瞭然ですよね。
メールは相手に伝わりやすいように書くことで、相手もわかりやすく、後々トラブルが少なくなるので、自分自身も楽になります。
最後に
ちょっとしたことで、スムーズなやりとりにつながります。
ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。