新入社員必見！デキる人の仕事術　メール編

同じ仕事でも時間内に仕事を終えて、しかも正確・丁寧、そして間違いも少なければ、期日に遅れることも無い。そんなスマートなビジネスパーソンがやっている仕事の小技を集めました。

その中からこの記事では「メール」についてお伝えします。

数多くのビジネスパーソンと接していて、仕事が速い人に共通していたポイントです。

これを取り入れると、あなたも更にデキる人に！

1.メールは時間を決めて読む

だらだらとメールを読んだり、フォルダ分けしたり。1日の仕事の大半をメールの対応に追われていませんか？

デキる人に共通しているのが、メールは時間を決めてまとめて「読む」ことです。

ここで注意して欲しいのは、ここでは「読む」に徹して欲しいのです。熟読する必要はありません。一通り読んで、どのようなメールかを把握するのです。

なぜ、メールの返信を書き始めたらダメなのか？その理由は次の項目にあります。

２．メールの返信は優先順位を決めてから

メール作業に時間を取られる人に共通するのは、他にも未読メールがたくさんある状態で、たまたま開いたひとつのメールについて読んだ後、返信を書き始めてしまうのです。

未読メールの中にもっと大事な案件が隠れていることにも気づかないで・・・。

これではビジネスパーソンとしては「機会の損失」をしかねません。

メールを確認する時に意識をしたいのは、「優先順位」です。

「送信者」「件名」「何が書かれているか」を流し読みをまず行い、その上で連絡が必要なものに関しては、どのメールから取り掛かる必要があるのかを確認し、優先順位を付けましょう。

３．メールのフォルダ分けはシンプルに

仕事の基本は「シンプル」です。

メールソフトのフォルダが多すぎて、検索性が悪くなっていませんか？

メールのフォルダ分けはシンプルにすることにより、後から必要なメールが探しやすくなります。

ひとつの例ですが、私のメールフォルダは3つだけです。

• 「アクション」は、返信など何かアクションを起こす必要のあるメール。
• 「情報」は、アクションは不要。あくまでも情報だけのメール
• 「アーカイブ」は、それ以外のメール

フォルダを増やせる人はかなりの情報整理の上級者だけです。

それ以外の人がフォルダを増やすと、どのフォルダに入れたのかがわからなくなり、結局必要な時にメールを見つけられなくなったり、探すのに時間がかかるだけなのです。

4.返事が欲しいメールの件名に期日を明確に書く

次の3通のメールタイトルをご覧ください。

メールの内容は、田中社長の送別会のお知らせです。

内容は次の2点です。

• 送別会の概要（会場・時間・参加費用）
• 送別会参加可否の連絡依頼

メールを受け取った立場で考えて、確認して返信をしようと思うタイトルはどれでしょうか？

当然③ですよね。

返事が欲しい立場でメールを出すのであれば、③のようなタイトルを付けると、期日までに回答をちゃんと返してくれる可能性が高くなります。

５．メールの本文は整理して完結にする

メールの本文も伝わるように書きましょう。

例えば先ほどの送別会の連絡にしても次の２つの文章を見比べてみてください。

どちらの方が完結に情報が整理されているか、一目瞭然ですよね。

メールは相手に伝わりやすいように書くことで、相手もわかりやすく、後々トラブルが少なくなるので、自分自身も楽になります。

最後に

ちょっとしたことで、スムーズなやりとりにつながります。

ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。